Le guide de l’organisation

Vous voulez organiser un événement esportif ? Qu’il soit en ligne ou dans un lieu donné, avec ou sans récompenses pour les gagnants, France Esports vous guide pour y arriver facilement.

I. A qui s’adresse ce guide ?

France Esports propose ce guide à destination des organisateurs de compétitions esportives. Il aborde la plupart des sujets inhérents à l’organisation d’événements comme l’administration, le financement, les obligations légales, la communication, la diffusion, et d’une manière générale toutes les bonnes pratiques et dispositions à prendre pour la bonne tenue d’un événement esportif. Il s’adresse à toutes les personnes morales ou physiques désireuses d’organiser, de financer, de produire ou de simplement participer à l’organisation d’un tournoi ou d’un événement esportif en France.

Si vous vous reconnaissez dans la liste ci-dessous, ce guide est pour vous :

• Je désire organiser un événement esportif ;
• Je suis une personne physique et je souhaite louer une salle pour organiser une compétition ;
• Je suis une association et je souhaite organiser une compétition pour récolter des fonds ;
• Je suis une entreprise privée ou une collectivité et je souhaite comprendre ce qu’implique l’organisation d’une compétition de jeux vidéo ;
• J’ai été démarché par un organisateur pour des subventions ou une aide ;
• C’est ma première participation à une compétition de jeux vidéo ;
• Je désire accueillir un événement esportif dans ma salle.

II. Pourquoi ce guide ?

Grâce à ce guide, vous serez en mesure de comprendre les bases et le cadre nécessaire à la mise en place d’une compétition en vous aidant à prendre les meilleures dispositions réglementaires, légales, de communication et financières. L’objectif est de vous aider à proposer une meilleure qualité d’accueil de votre public et d’expérience de toutes les parties prenantes de votre événement : staff, bénévoles, joueurs, équipes, visiteurs, institutions, spectateurs, financeurs, partenaires, etc.

III. Quels sont les points abordés dans ce guide ?

Ce guide se divise en 4 grandes parties et plusieurs sous-parties : chaque point sera développé dans un article particulier au fur et à mesure de l’avancement du groupe de travail.

A. Les aspects légaux : 

• • Vérifier la conformité avec la législation du/des tournoi(s) et les contraintes associées : récompenses financières ou commerciales, montants de participation, etc. ;
  • Déclarer sa compétition aux autorités ;
  • Demander l’autorisation à l’éditeur et suivre ses recommandations ;
  • L’accès aux joueurs mineurs (PEGI).

B. Le financement :

• • Subventions et aides publiques ou privées ;
  • Prix d’entrée et prix d’inscription.

C. L’organisation et la logistique de la compétition :

• • Quel(s) jeu(x) pour quel(s) public(s) ?
  • Règlement, arbitrage et code de conduite ;
  • Sécurité des lieux et des personnes ;
  • Diversité et inclusion au cours des tournois (accès aux personnes en situation de handicap, mixité genrée et générationnelle, etc.) ;
  • Renseignements sur le lieu et les facilités d’accessibilité (hébergement, plan, etc.) ;
  • Matériel nécessaire à l’organisation ;
  • Besoins d’accès à Internet, contraintes et protection du réseau.

D. La communication :

• • Réseaux sociaux ;
  • Presse généraliste et régionale / sites spécialisés / sites locaux.

IV. Vous avez des remarques ou suggestions ?

Il manque quelque chose ? Vous voulez ajouter un point ? Vous avez envie de participer à la rédaction de ce guide ? Sachez que ce guide est le fruit d’un travail collaboratif et n’a pas la prétention d’être infaillible bien qu’il ait vocation à devenir de plus en plus exhaustif. 

Si vous avez des suggestions, des remarques à nous faire parvenir ou si vous désirez intégrer le groupe de travail, n’hésitez pas à nous contacter : guides@france-esports.org

V. Rejoindre France Esports

Association loi 1901 à but non lucratif, France Esports se donne pour objectif de rassembler les acteurs de sport électronique en France, afin de leur offrir une plateforme de collaboration efficace et un canal de communication fédérée – qu’ils soient Joueurs, Promoteurs, ou Créateurs-Éditeurs de jeux.

Nous conseillons à tous les organisateurs de tournois de jeux vidéo d’adhérer à France Esports afin de profiter du réseau d’entraide et de collaboration mis en place au niveau national mais également au niveau régional. Vous aurez ainsi accès à plusieurs ressources ainsi qu’un accès au Slack de l’association où vous rencontrerez de nombreux acteurs de l’esport français. 

Quatre régimes d’adhésion différents correspondant à quatre catégories de membres (collèges) sont disponibles. Les organisateurs de tournois appartiennent au collège des Promoteurs.

Adhérer au collège des Promoteurs de France Esports

VI. Le guide version courte (TL;DR)

Le guide dans son intégralité contient une grande quantité d’informations que nous tâchons de rendre la plus lisible possible. Bien que nous recommandions à toutes et tous sa lecture complète, voilà en quelques points rapides, les obligations et les recommandations à suivre pour un organisateur :

Les obligations :

• L’inscription aux compétitions en ligne doit être gratuite (ouverte sans obligation d’abonnement ou de frais) ;
• L’événement doit être déclaré auprès du ministère de l’intérieur via ce formulaire au minimum 30 jours avant son ouverture (décret 2017-871 du 9 mai 2017) ;
• L’accès aux compétitions de jeux vidéo avec récompenses monétaires (“cashprize”) est interdit aux mineurs de moins de 12 ans (article R321-44) ;
• Contacter les éditeurs des jeux des tournois et/ou animations. En effet l’achat d’une licence de jeu n’implique pas de droit d’utilisation publique ou commerciale. Vous devez suivre les recommandations des éditeurs concernés et obtenir leurs accords ;
• Respecter la norme PEGI de chaque jeu dans le cadre de votre politique d’accès à la compétition pour les mineurs ;
• Demander une autorisation parentale dans la cas d’une participation d’un mineur sur un tournoi récompensé ;
• Assurer la sécurité des personnes et du matériel lors de l’événement.

Les recommandations :

• Rester cohérent sur les règlements de vos tournois, les plannings, les gains et les dotations. Il est très fortement déconseillé de modifier le règlement après l’ouverture des inscriptions, ou pendant l’événement. Aussi il convient de s’assurer de l’intégrité des formats de tournois ;
• Être à l’écoute des communautés de joueurs. Le respect d’une communauté facilite son soutien dans la communication de vos événements ;
• Jouer au mieux la carte de l’inclusion pour tous et toutes ;
• Contacter vos mairies et les collectivités locales, elle ont certainement la possibilité de vous aider : accessibilité à des lieux, des outils de communication, au réseau institutionnel, à des soutiens financiers, mobiliers, ou des ressources humaines ;
• Anticiper les problèmes techniques avec des scénarios et des solutions à déployer en cas de gestion de crise ;
• Adopter une communication transparente.