Le Guide de l’Organisation – Le Financement

Retrouver la partie 1 : Le Guide de l’Organisation – Présentation

Retrouver la partie 2 : Le Guide de l’Organisation – Les Aspects Légaux

Retrouver la partie 3 : Le Guide de l’Organisation – Organiser en situation de COVID-19

Retrouver la partie 5 : Le Guide de l’Organisation – Infrastructure et équipement

Partie 4 : Le financement

Sommaire :

1. Subventions
2. Partenariats et sponsoring
3. Ticketing

Si vous avez des questions après la lecture de cette 3e partie du guide de l’organisation, ou si vous souhaitez rejoindre l’équipe de rédaction, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse mail suivante : guides@france-esports.org.

L’état et les collectivités locales peuvent apporter leur soutien à votre projet esport.

Quelques points à considérer pour toute demande de soutien :

• Le soutien sollicité peut être en nature (local, équipements, services, …) ou en numéraire sous forme de subvention.
• Bien définir le projet, dates, lieu, description, budget, …
• Définir la structure porteur du projet. Généralement plutôt une structure associative, à but non lucratif, même si la collectivité peut parfois soutenir une structure à but lucratif.
• Bien veiller à l’existence juridique de cette structure porteuse, munie d’un SIRET et d’un organe de gestion la représentant (au minium Président et Trésorier).
• Définir précisément ses besoins, qu’ils soient en nature ou en numéraire. Rien de pire qu’une demande de subvention sans requête précise.
• Attention, le budget prévisionnel de votre opération doit être présenté À L’ÉQUILIBRE ! Un projet avec un solde prévisionnel négatif à peu de chance d’être retenu …

Il existe un modèle de demande de subvention disponible en ligne et utilisable auprès de toutes les collectivités :

https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/R1271

Sources de subventions: État, Région, Département, Ville qui accueillent l’événement.

La ville peut également mettre à disposition de l’organisateur une salle.

Basé sur l’échange de contreparties, les partenaires peuvent vous permettre de financer votre événement.

Les contreparties du partenaire peuvent prendre la forme d’une somme d’argent, de matériel, de dotations pour les tournois / concours / animations ou encore de visibilité en fonction de son domaine d’activité. Cependant, beaucoup d’éditeurs ne souhaitent pas s’associer à certains partenaires dont les valeurs sont contraire à l’image de leur marque (alcool, tabac, paris, contenu pour adultes, etc.) Ces éditeurs refusent d’autoriser la tenue de compétition si ces partenaires sont présents.

En échange, votre événement offre de la visibilité à la marque partenaire. Cette visibilité se fait:

• à travers les supports de communication de l’événement (affichage urbains, dossier de presse, flyers …)
• sur les supports de communication présent sur le lieu de l’événement (PLV, placement de produits, mur de sponsors, …)
• en ligne (réseaux sociaux, stream, site web, …)
• ou encore à travers la possibilité d’installer un stand de la marque sur le lieu de l’événement

Tous les partenaires n’apporteront pas la même chose, la visibilité qui leur est offerte doit être proportionnelle à la valeur de ce qu’ils apportent. C’est pourquoi il est intéressant d’établir une hiérarchie des différents niveaux de partenariat (ex: Partenaire Premium / Gold / Silver / Bronze). Chaque niveau représente un niveau d’investissement du partenaire et un niveau de visibilité offerte par l’événement.

→ Juridique: Faire signer un contrat par les deux parties concernant les obligations de chacun.
→ Le contrat présente au moins:

• Les parties prenantes
• L’objet du contrat
• Les obligations de chaque partie
• Sa durée
• Les conditions de résiliation
• La gestion des litiges

Document de commercialisation / Dossier partenaire

Avant tout, il faut construire un document de commercialisation de l’événement qui va servir de support de négociation avec les potentiels partenaires. Ce document doit être esthétique et synthétiser tout ce que le partenaire doit savoir sur l’événement, ce qu’il va apporter à sa marque et donc lui donner envie de signer un contrat de partenariat.

Le document de commercialisation peut contenir:

• Une présentation de l’organisateur
• Bilan de l’édition précédente / présentation de l’événement
• Les différents niveau de partenariat ainsi que la visibilité offerte pour chaque palier
• Les offres à destination des exposants
• Toutes les autres offres

Ticketing

Les prix de vente des tickets pour les slots aux tournois, du manager et des visiteurs sont aussi à prendre en compte lors du financement de l’événement. Les tarifs annoncés dépendent notamment de l’ampleur de l’événement et de sa notoriété. Certains événements proposent des tarifs réduits, “early-bird”, pour ceux qui achètent leurs places bien en amont de l’événement pour faciliter le remplissage des tournois.

→ Faites attention aux contraintes des éditeurs

Rappel:

• Si l’organisateur est soumis à la TVA, il faudra appliquer le taux de TVA au prix de vente
• Les tournois online sont forcément gratuits